Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document (GED).
La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires.
La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, première étape dans la mise en œuvre d’une politique « zéro papier ».
La mise en place d’une solution de gestion électronique de document facilite l’intégration, l’organisation, la gestion et la récupération de ces derniers au format papier au sein de votre système d’information.
La dématérialisation est un atout majeur pour les organisations, elle permet une meilleure :
- Organisation : la gestion de vos documents n’a jamais été aussi facile.
L’information peut emprunter tous les canaux de diffusion à disposition dans l’entreprise (fax, mail, Cloud, applicatifs métiers..) et être partagée en temps réel avec n’importe quel interlocuteur. L’entreprise devient ainsi plus réactive vis-à-vis des clients, fournisseurs ou concurrents. - Productivité : gagnez du temps.
Finis les documents papiers qui s’entassent dans les bureaux et les archives : l’information est classée, indexée et facilement retrouvée à l’aide de mots clés. Les utilisateurs évitent ainsi les actions répétitives et chronophages pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. - Réduction des coûts : diminution des charges
La dématérialisation permet de limiter les coûts associés au stockage des documents papiers, aux photocopies et aux expéditions de courrier et factures. - Sécurité : confidentialité assurée et maitrise des risques
Les données dématérialisées permettent de conserver l’historique des entreprises à contrario d’un document papier mal archivé qui devient vite une information perdue. D’autre part, les documents numérisés sont protégés des dangers de détérioration liés à un incendie ou à un dégât des eaux.
Les logiciels de gestion électronique de documents vous accompagnent tout au long du cycle de vie du document numérisé, que ce soit au niveau des flux entrants, flux interne (ou workflow) et flux sortants.